Evolution du système de commande

Suite à une analyse poussée de notre système actuel de commande et de facturation avec l’aide d’un expert comptable, nous faisons évoluer le système actuel pour être plus proche du fonctionnement des gestionnaires et de la comptabilité. 

Vous pourrez ainsi profiter gratuitement de cette évolution majeure dès le 1er Mars. 

Version 1

La base de la vente dans AwoO s’articule autour de la commande.

Une commande engendre une facture automatiquement.

Le numéro de la commande est créé quand on crée la commande et non quand on la valide. Ainsi de nombreuses commandes créées mais jamais validées comme par exemple une commande en ligne non achevée.

Aujourd’hui une commande équivaut à un achat. Or cela ne correspond pas au cadre réel de votre activité. En effet, pour facturer, il faut remplir plusieurs conditions comme par exemple :

  • La totalité du montant a été réglée
  • Les prestations ont été livrées/réalisées

Les avenants

Quand on réalise une modification sur une commande, on génère ce que nous appelons un avenant. Un avenant va contenir des annulations, des ajouts ou des changements

Un avenant modifie une commande mais ne change pas pour autant le numéro de la commande

Les paiements

Un paiement se fait sur une commande AwoO et non sur un avenant ou une facture. Ils ne sont pas non plus attachés à l’une des lignes de la commande

Types de documents

Aujourd’hui on génère les documents suivants :

  • Commande
  • Facture non acquittée
  • Facture

Remarque : Commande et la Facture non acquittée sont exactement la même chose. Seul le nom du document change. On a donc en réalité 2 types de document :

  • Commande/ Facture non acquittée
  • Facture

 

Version 2

Commande

  • La commande reste l’élément principal de gestion. On peut maintenant la considérer comme un « bon de commande »
  • On désire qu’elle ait une numérotation chronologique et sans trous
    • On désire conserver le principe d’avenant qui apporte de la souplesse sur une commande (sinon il faudrait tout annuler).

Facture

  • Aucun lien avec les factures actuelles
  • Une facture cite le numéro de la commande dont elle est issue.
  • Sa numérotation n’est pas liée à la commande
  • Sa numérotation est sans trous et ordonnée
  • Une commande comportera plusieurs factures.
  • Une facture comprend plusieurs lignes d’une unique commande. Elle est créée manuellement en règle générale. Exception faite des commandes en ligne complètement réglées. Cependant des options permettrons d’automatiser certains cas de façon à ne pas s’y perdre.
    • Une facture est soit à régler, soit acquittée, soit partiellement payée

Quand une commande est passée depuis la caisse, ce ne sont pas des factures mais des justificatifs d’achat (tickets) qui sont générés. Ils peuvent donner lieu à la génération de facture mais elles seront avec une notation séparée et n’entreront pas dans la comptabilité.

La facture d’avoir

  • Une facture d’avoir peut être perçue comme les avenants venant soustraire des produits (annulation ou remplacement) d’une commande. Donc les anciens avenants de suppression et la partie « négative » des avenants de remplacement.
  • Une facture d’avoir cite le numéro de la commande sur laquelle elle porte.
    • Une facture d’avoir est réalisée sur des lignes qui apparaissaient forcément dans une facture précédente de la commande. L’avoir citera donc la facture dont il est issu. Si un avenant comprend des lignes négatives apparaissant dans plusieurs factures alors il y aura plusieurs factures d’avoir.
  • Une commande pourra contenir plusieurs factures d’avoir
  • Une facture pourra donner lieu à plusieurs factures d’avoir.
  • Une ligne de facture ne donnera lieu qu’à un seul avoir.
  • Sa numérotation est indépendante du compteur servant à celle des factures.
  • Sa numérotation reste cependant sans trous et ordonnée.

A noter qu’une opération de déplacement d’un produit facturé générera une facture d’avoir et une nouvelle entrée dans la commande qui pourra être facturé dans une nouvelle facture.

Quand la facture d’origine est en réalité un justificatif d’achat (ticket), alors ce ne sera pas une facture d’avoir mais un justificatif d’avoir. On peut demander la génération d’une facture d’avoir mais elle aura une numérotation séparée et n’entrera pas dans la comptabilité.

Les paiements

Il n’est plus possible d’enregistrer de paiement sur une commande. Il faut pour cela réaliser une facturation

Il faudra choisir les produits concernés dans la commande. Si l’on part de l’action enregistrer un paiement, le type facture ou facture d’acompte dépendra du montant du paiement : est-il complet ou non.

Il est également possible de facturer sans encaissement ou avec un encaissement partiel. Cela permet par exemple de facturer à une date donnée, les produits d’une commande déjà livrée

Une fois une commande facturée, il sera possible d’ajouter des paiements. Si le montant des paiements est comptant alors la facture sera acquittée

Documents

Synthèse/Etat/Historique de commande

Ce document sans valeur légale est un outil permettant d’avoir l’état et l’historique de la commande au moment de son édition.

C’est un peu le document « Commande » d’aujourd’hui.

La facture/justificatif d’achat

Les numérotations des factures et des justificatifs d’achat sont complètement distinctes de celle des commandes. C’est pourquoi le numéro de commande d’origine figurera sur la facture/le justificatif d’achat. Si les compteurs sont distincts, les numérotations reprennent cependant les mêmes règles.

Nouveau Type de document

    • ‘CD’ pour commande,
    • ‘FA’ pour facture,
    • ‘AV’ pour facture d’avoir.
    • ‘JU’ pour justificatif d’achat
    • ‘JA’ pour justificatif d’avoir
    • ‘TQ’ pour les tickets de caisse

Interface

L’interface évolue pour vous permettre de visualiser les différentes informations rapidement.

Voici plusieurs exemples du nouvel affichage de la commande depuis le Club Manager:

 

 

 

 

 

 

 

Assistant de facturation

Un assistant de facturation est disponible pour vous aider dans le processus de transformation des lignes de commandes en facture.

Il vous est possible de modifier dans les paramètres l’option de facturation automatique qui se lancera lors de la validation de la commande.

Planning Prévisionnel

  • 1er Mars : Lancement de la nouvelle version de la facturation
  • 15 Mars : Première Mise à jour des listes, statistiques et des exports comptables
  • 31 Mars : Seconde Mise à jour des listes, statistiques et exports comptables
  • 30 Avril : Gestion des acomptes, des factures de justificatif.

Webinar

Retrouver nous le Mardi 3 Mars en webinar pour asssiter à une présentation des nouvelles foncitonnalités et répondre à vos questions en temps réel.

Lien à venir (une annonce sera faite dans le Club Manager, n’oubliez pas de vous inscrire)

Lien pour le webinar : https://join.me/892-023-787

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