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Lorsque vous paramétrez une recharge depuis le Club Manager, vous obtenez ce visuel
Vous avez le choix entre 2 modes = complément ou complet.
Prenons l’exemple suivant :
Notre billet (entrée au zoo valable 10 jours avec 10 compostages, soit 1 par jour) est déjà utilisé depuis 2 jours par un client.
Ce même client souhaite recharger cette entrée. Le mode complément va rendre son billet valable 10 jours (maximum). Le nombre de jours déjà utilisé va simplement être mis à jour pour obtenir le nombre de jours maximal comme indiqué dans la case « nombre de jours » ; il complète le nombre de jours en cours.
Tandis que le mode complet va ajouter le nombre de jours paramétrés en plus de ce qu’il reste actuellement comme durée ; le client aura donc 18 jours après avoir acheté sa recharge.
Connectez vous à awooscan.awoo.fr
Une fois connecté, le menu de gauche s’ouvre automatiquement pour vous faire choisir l’espace souhaité : ici nous choisissons un espace piscine déjà paramétré (Piscine OUT).
Pour scanner un billet, on peut soit le faire manuellement en rentrant le numéro dans l’encart blanc en bas de page, soit de manière automatique en ayant coché « vidéo » et « mode auto » dans le menu à droite de l’écran et donc en mettant le QR code face à la caméra.
L’option « miroir » sert à paramétrer la caméra frontale de votre téléphone, tablette ou ordinateur comme un miroir.
L’option « lampe » sert à activer le flash sur votre téléphone (attention, non pris en charge sous IOS).
Pour se déconnecter d’AwoO scan web, ça se passe en bas de ce menu.
Voici l’aperçu qu’on obtient lorsqu’on est en mode auto :
Et voici celui qu’on obtient en mode manuel :
Sur le Club Manager, cliquez sur « gérer », puis « espaces » et sur l’espace souhaité.
Copiez le numéro de billet souhaité qui se trouve entre parenthèses, ici nous prenons « 23T073793 » et cliquez sur « ticket » en haut à droite de l’écran.
Collez le numéro et cliquez sur « chercher ».
Le nombre de compostages restants apparait sur la gauche de l’écran.
Sur le Club Manager, renseignez le nom de famille du client dans la barre de recherche en haut de l’écran.
Cliquez sur la ligne du client souhaité, puis sur ses informations en haut à gauche de l’éccran.
Modifiez les champs nécessaires puis cliquez sur « ok » en bas de pop up pour enregistrer vos modifications.
Sur le Club Manager, lorsque vous avez paramétré les espaces (ainsi que le planning) et créé vos billets non datés, rendez-vous sur la fiche du produit souhaité, puis cliquez sur « options », « vente » et dans « options de validité des billets » indiquez soit premier compostage ou date d’achat et indiquez dans la case en dessous le nombre de jours de validité du billet.
Ensuite, dans l’onglet « documents » sélectionnez le mode d’envoi et indiquez le nombre de compostages souhaités.
Enregistrez en cliquant sur « ok » en bas de pop up et cliquez ensuite sur le bouton « espaces », puis « ajouter en haut à droite de la page.
Sélectionnez l’espace souhaité et cliquez sur « ok » pour enregistrer.
Sélectionnez votre planning préalablement paramétré dans « paramètres », « plannings » et « plannings », puis indiquez le nombre de compostages et cliquez sur « ok » pour enregistrer.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton rouge « Gérer » à gauche de votre écran, puis « Listes ».
Scrollez et cliquez sur « ouvrir » sur la ligne « Historique des recharges ».
Sur le Club Manager, une fois sur le devis groupe souhaité : allez jusqu’à l’étape bleue « ajustement », puis cliquez en bas de page sur « Repasser en brouillon ».
Sur le Club Manager, allez dans « Gérer », puis « listes » et « Ajustements manuels ».
Sur la liste obtenue, il est possible de modifier les cases blanches.
Sur l’exemple suivant, nous allons modifier le nombre e compostages restants de la deuxième ligne ; soit le produit « entrée annuelle au zoo ».
On teste d’abord sur AwoO scan, il y a bien 5 compostages restants.
On modifie pour autoriser 18 compostages restants ; il suffit de se déconnecter d’AwoO scan pour que la modification soit prise en compte et si l’on scanne de nouveau le billet, on obtient bien 18 au lieu de 5.
Sur le Club Manager, cliquez sur l’onglet vert « Offre » en haut à gauche de l’écran, puis le bouton gris « Création », « Recharge et « Nouveau ».
Remplissez ensuite les champs nécessaires, à savoir : titre, description, support et tarif.
Cliquez ensuite sur « Options » et dans l’onglet « Documents, dans la partie « Recharge », ajoutez le ou les produits liés à cette recharge, ainsi que le nombre de compostages supplémentaires apportés par cette recharge : ici nous souhaitons en ajouter 2 au produit « Balade au bord de l’eau » qui propose déjà 4 compostages par billet.
Revenez ensuite sur la fiche produit et cliquez sur « Brouillon » pour que le produit passe à l’état « Publié ».
Une fois votre produit recharge créé et relié au billet souhaité, passez la commande du billet pour un de vos clients, puis récupérez le numéro de référence situé en haut à gauche du billet, ici « 23T142814 ».
Sur AwoO scan, copiez ce numéro dans le champ correspondant : nous voyons bien ici que le billet possède 4 compostages.
Passez ensuite la commande de la recharge et dans le panier, renseignez le numéro du billet dans le champ correspondant puis commandez.
Déconnectez vous d’AwoO scan et connectez vous de nouveau ; ceci va permettre de prendre en compte la dernière commande passée.
Renseignez à nouveau la référence du billet . Le nombre de compostages a changé : il est passé à 6 et prend désormais en compte les 4 compostages du billet mais aussi les 2 compostages de la recharge.
Sur le Club Manager, commencez par créer votre « bon d’échange » en passant par l’onglet « offre », puis « création », « bon d’échange » et « nouveau ».
Remplissez ensuite les champs obligatoires : le titre, la description, le prix et le support, ceci vous permettra de publier le produit.
Puis cliquez sur « produit échangeable » et choisissez le ou les produits souhaités puis enregistrez.
Au besoin, cochez la case « équivalence des tarifs ».
Une fois la commande du bon d’échange réalisée, copiez-collez la référence du bon d’échange en passant par la ligne du produit dans la commande, puis « voucher ». Ici la référence est « VMNM3-78FTF ».
Lors de la commande du produit échangeable contre ce voucher, collez la référence dans l’encadré réservé à cet usage, puis un bandeau vert apparaît lorsque celle-ci est bien prise en compte. Le prix du panier passe à 0€ et vous pouvez passer la commande.
Dans la commande, on peut voir que le produit a bien été « payé » grâce à ce bon d’échange.
Sur le Club manager, cliquez sur le bouton gris « paramètres » à gauche de l’écran, puis le bouton jaune « comptes ».
Cliquez ensuite sur « droits », « rôles » et « nouveau rôle » en haut à droite de l’écran : nommez votre rôle (par exemple « agent de caisse » ou « responsable accueil ») et cochez les droits auxquels le rôle aura droit.
A noter que lors du choix du nom de ce nouveau rôle, vous pourrez choisir tous les droits de A à Z ou bien vous inspirer d’un rôle créé par notre équipe et le modifier ensuite.
Pour l’assignation du rôle à l’utilisateur, ça se passe sur l’Egestion (egestion.awoo.fr) : allez sur l’onglet utilisateur, puis sélectionnez une personne et sélectionnez le rôle souhaité dans « rôle ». Cliquez sur « enregistrer » en bas de page pour valider vos modifications.
ATTENTION : A noter que si vous souhaitez créer un rôle ayant tous les droits (ancien Super Administrateur), il faudra simplement décocher 2 droits présents dans la partie « ressources » à la fin de la liste : « Etre affecté en tant que ressources » et « Affichage simplifié de l’interface ».
Si vous n’effectuez pas ceci, il manquera certains boutons sur la partie gauche de votre écran et votre planning général n’affichera que les activités que vous encadrez.
Sur la Market Place, les avantages reliés aux produits s’affichent lors du passage de commande : ils sont cochés automatiquement mais vous pouvez décocher la case au besoin.
La solution propose un système d’avantages client conditionnels à certaines règles qui permet de réduire ou d’augmenter le coût d’une ligne de commande. Le client final a la possibilité de réserver lui-même son activité en ligne grâce à son avantage, mais doit également pouvoir acheter des produits en ligne. Cette fonctionnalité a de nombreuses utilisations possibles. Par exemple, une cliente a acheté un pass mensuel qui lui permet d’accéder en illimité à la piscine et de réserver un cours d’aquagym une fois par semaine gratuitement.
Au moment de sa réservation, que ce soit en ligne ou au guichet, le système détectera automatiquement qu’elle peut bénéficier de l’avantage « Je peux réserver une fois par semaine gratuitement ». Le montant de son panier sera donc de 0€ au lieu du prix de l’activité. Si elle souhaite faire une deuxième fois dans la semaine cette même activité, elle devra s’acquitter du prix de l’activité car nous aurons détecté qu’elle a déjà utilisé son avantage.
Autre cas d’usage, elle souhaite venir avec sa fille. Il nous faut ainsi pouvoir connaitre les deux consommateurs. En effet, la mère bénéficiera d’une modification du prix de son activité, la fille n’ayant pas d’abonnement doit payer l’intégralité du prix. Il y aura donc un seul panier, avec un produit gratuit bénéficiant de l’avantage, et un produit payant.
Sur le Club Manager, les avantages se programment au même endroit que les promotions : seules 3 règles concernent les avantages. Une fois celle-ci programmée, il faut l’associer dans l’encart « options et promotions » depuis la fiche produit.
Attention : il faut également que le produit demande un consommateur requis (option paramétrable depuis les options également), que le produit concerné soit un billet non daté et que celui-ci soit valide.
Lors du passage de commande, celui-ci est automatiquement proposé. Il suffit de cliquer sur la ligne concernée puis de le sélectionner : la remise de 100% s’applique immédiatement.
Attention : A noter que sur la caisse, il est indispensable de sélectionner le consommateur et le payeur afin que l’avantage soit appliqué, sinon il ne sera pas proposé.
Sur la fiche d’un client ayant une adhésion, cliquez sur l’adhésion active dans la partie gauche vers le bas de l’écran.
Ensuite, décochez « active » puis cochez « pause » et indiquez la période souhaitée.
Cliquez sur « oui » pour enregistrer ; l’adhésion passe du vert au gris sur la période paramétrée.
Sur la fiche de votre billet non daté sur le Club Manager, cliquez sur le bouton « Options » puis sur « Adhésion et renouvellement ».
Plusieurs fonctionnalités et cases sont paramétrables :
- Case à cocher pour la génération d’adhésion
- Indication du jour de renouvellement de l’abonnement : si vous mettez « 5 », l’abonnement sera renouvelé le 5 de chaque mois par exemple ; si vous ne mettez rien, celui-ci se renouvellera tous les mois à partir de la date de commande. Il n’y a pas besoin de remplir cette case si le renouvellement se fait en jours.
- Indication de la durée de la période : nombre à indiquer dans la case, puis renseigner « jours » ou « mois »
- Choix du mode d’enregistrement des adhésions : à la création de commande ou à la génération de la facture
- Case à cocher pour le renouvellement automatique
- Case à cocher pour le paramétrage d’un prix fixe
- Indication du nombre de renouvellements : si vous indiquez « 4 », l’abonnement se renouvellera 4 fois par exemple
Sur la caisse, vous pouvez accéder à la liste « Appairage RFID » en cliquant sur le bouton blanc « RFID » à droite de l’écran (vous pouvez y accéder en cliquant sur les flèches).
Cliquez sur la ligne concernée, puis cliquez sur « ok ».
Vous pouvez constater que le statut « appairé » en bout de ligne a été modifié en « non appairé ».
Sur la caisse, lorsque vous avez effectué une commande, soit la liste d’appairage RFID s’ouvre automatiquement, soit vous pouvez y accéder en cliquant sur le bouton blanc « RFID » à droite de l’écran (vous pouvez y accéder en cliquant sur les flèches).
Cliquez sur la ligne concernée, puis rentrez le numéro de carte ou posez la sur le boitier afin de l’appairer et cliquez sur « ok ».
Vous pouvez constater que le statut « non appairé » en bout de ligne a été modifié en « appairé ».
Depuis la caisse, il est possible d’envoyer un ticket de caisse par mail ou sms au client (à condition d’avoir acheté un quota de sms au préalable).
Après avoir réalisé une commande caisse, la pop up d’impression va s’ouvrir, puis la pop up de duplicata.
Lorsque celle-ci sera fermée, cliquez sur « envoyer » puis sélectionnez mail ou sms (seulement si vous avez un quota de sms valide), puis cliquez sur valider.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton gris « paramètres » à gauche de l’écran, puis sur « Offre » et « Tarif – Saisons ».
Cliquez ensuite sur « Ajouter » en haut à droite de l’écran, puis modifiez les titres de vos saisons (et descriptions si besoin).
Cliquez ensuite sur « Dates » et sélectionnez les dates souhaitées pour la saison, puis cliquez sur « enregistrer ».
Une fois sur la fiche du produit, cliquez sur la partie de prix, puis sur « Grille tarifaire.
Sélectionnez les tarifs et saisons créés précédemment puis indiquez les prix correspondants et cliquez sur « Ok » pour valider vos modifications.
Dans le cadre des produits à renouvellements, il est possible de définir le nombre de renouvellements souhaités en indiquant un nombre dans la case « nombre de renouvellements » dans les options de la fiche produit sur le Club Manager.
Dans le cadre des produits à renouvellements, il est possible de cocher la case « prix fixe » dans les options de la fiche produit sur le Club Manager.
Ceci va permettre au prix de rester le même à chaque renouvellement.
Par exemple, si un client achète un abonnement renouvelable mensuellement en janvier pour un montant de 10€, celui-ci restera le même chaque mois ; même si le prix de ce billet augmente.
Dans le cas contraire, si vous ne cochez pas cette case, le montant du renouvellement demandé au client variera en fonction des augmentations que vous paramètrerez sur AwoO ; celui-ci ne sera pas le même.
Depuis le Club Manager, choisissez un produit dans le catalogue (ici nous choisissons Pop corn caramel), puis cliquez sur « Vendre + », indiquez le nombre de quantités souhaitées et cliquez sur « Terminer les achats ». Ici nous allons commander 40 x pop corn caramel. (Une seule commande a été réalisée pour l’exemple mais si vous avez plus de quantités que ne le prévoit le panier, scindez en plusieurs commandes).
Cliquez sur la première ligne de produit, puis sur le bouton « promotion libre ». Indiquez alors une description pour justifier les 100% de remise et « 100% » dans le montant, puis cliquez sur « ok » pour valider les modifications.
On peut voir que la modification a bien été prise en compte. Si on clique sur « fermer » en bas de la pop-up, on revient sur le panier : la ligne est désormais à 0€.
Réalisez cette manipulation sur toutes les lignes du panier, puis, lorsque le panier est à 0€ et que le payeur a été sélectionné, cliquez sur « commander », « confirmer » et « facturer ». La facture est bien de 0€ et la commande a permis de décompter les produit achetés du stock initial.
Pour réaliser la commande dont la facture sera envoyée au client, cliquez sur le panier en haut de l’écran, puis sélectionnez votre payeur et cliquez sur « ligne libre » en haut à droite de l’écran.
Pour le libellé, sélectionnez « autres », indiquez la description, cochez la case « assujetti à la TVA » et sélectionnez le pourcentage.
Indiquez le prix du total des produits achetés SANS REDUCTION (ici pour 40 x pop corn caramel, cela coûte 360€), puis cliquez sur « fermer »
Ajoutez une autre ligne libre mais pour la réduction correspondant à la ligne précédente cette fois (seulement si le produit est vendu avec une promotion / réduction).
Veillez à indiquer « remise » en libellé, décochez la case de TVA et pour le montant de réduction, indiquez un « – » devant le montant.
Après avoir cliqué sur « fermer », voici le panier qui reprend bien la ligne de produit + la remise.
Après ces ajout de lignes, cliquez sur « commander », puis « confirmer » et « facturer ».
La commande que vous venez d’effectuer est celle de référence. Vous pouvez désormais envoyer la facture correspondante au client.
Sur le Club manager, cliquez sur « paramètres », « vendre », et « caisse », puis modifiez la partie « pied de page des tickets » et enregistrez. Voici sur la dernière capture d’écran le rendu sur le ticket de caisse.
Depuis la caisse, choisissez un produit et indiquez le nombre de quantités souhaitées. Ici nous allons commander 40 x pop corn caramel. (Une seule commande a été réalisée pour l’exemple mais si vous avez plus de quantités que ne le prévoit le panier, scindez en plusieurs commandes).
Pour chaque produit commandé, cochez la promotion libre et indiquez “100” dans la case du pourcentage de remise, puis cliquez sur “continuer”. On voit ensuite, dans le panier, que les promotions s’appliquent. Vous pouvez ensuite ajouter le client au panier grâce au personnage en bas à gauche de celui-ci.
Cliquez sur le symbole indiqué par la flèche sur l’image de gauche, puis sur “valider sans payer”. Sur le détail du ticket, on voit que le total est de 0€. Dans le cas de commandes avec trop de lignes, pour décompter les produits des stocks il faut passer des commandes à 0€ afin de simplement enlever les quantités vendues du stock initial.
Pour le moment, l’indicateur en haut au centre de la caisse indique 1 ticket pour 0€ de ventes.
Ensuite, sur l’écran d’accueil de la caisse, vous allez cliquer sur “ligne”, ce qui va permettre de faire la commande en lignes libres.
Indiquez le produit x quantité en nom, puis le type de ligne, le taux de TVA et le prix TTC, puis validez. Ensuite, (dans le cas d’un produit vendu avec une promotion), par exemple -10% de remise pour le client, faites une 2e ligne libre en indiquant que c’est une remise dans le type et n’oubliez pas de mettre “-”devant le prix TTC. Indiquez dans le nom, le % de remise, puis cochez la TVA à 0% et validez.
Le panier indique bien la ligne “Autres” qui correspond au prix total de mes 40 x pop corn caramel, puis “Remise” qui correspond aux 10% de réduction de la ligne “Autres”.
Cliquez sur le symbole indiqué par la flèche, puis sur “valider sans payer”.
Sur le récap de caisse, on voit désormais 2 tickets pour 324€ et quand on va sur la commande, la facture correspond bien au prix.
Voilà ci-contre ce que la pièce justificative affiche suite à la commande en lignes libres. Ce justificatif sera à envoyer au client. Les autres commandes à 0€ étant simplement pour déduire les quantités des stocks initiaux, vous ne devez pas faire parvenir au client un autre justificatif que celui sur la photo ci-contre.
Vous devrez ajouter le paiement uniquement sur la facture en lignes libres, c’est-à-dire celle qui n’est pas à 0€. Depuis l’écran d’accueil de la caisse, cliquez sur “recherche ticket”, puis sur le ticket en lignes libres (le seul qui n’est pas à 0€), ici c’est le ticket à 324€.
Cliquez ensuite sur “Commande” et vous obtenez le visuel de la commande. Cliquez alors sur le justificatif d’achat.
Cliquez sur “ajouter un paiement” et renseignez les informations “type de paiement”, “montant” (+ “note” si besoin).
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton violet « Clients » à gauche de l’écran et effectuez votre recherche client dans la base de données grâce au champ « Nom ».
Sur l’image suivante on fait une recherche avec le mot « boutique » ; aucun résultat pour cette recherche.
En réalité, pour une recherche de client moral, le logiciel ne prend en compte que le nom.
Si on ne le connait pas entièrement, il y a une possibilité pour contourner cette condition.
A côté du filtre « appliquer » on voit l’astuce : élargissez la recherche en utilisant « * » avant ou après le texte.
Si on met l’astérisque avant le mot, on va rechercher un client dont le nom ne commence par par ce mot mais le contient ; si on met l’astérisque après le mot recherché, on obtient les clients commençant uniquement par ce mot.
Ici, aucun client ne commence pas par boutique.
En revanche, si on recherche « boutique* », on obtient 2 résultats : les clients commencent par le mot boutique mais ont une suite après celui-ci.
En suivant la logique précédente, on recherche « *sirop&co » pour obtenir le résultat « boutique sirop&co ».
Et on recherche « *grenadine » pour obtenir le résultat « boutique grenadine ».
Sur la caisse AwoO, cliquez sur le produit souhaité (depuis le catalogue ou bien via une recherche article), puis sur le bouton « Favoris » à gauche sur la pop-up.
Lorsque vous avez cliqué sur le bouton, celui-ci n’affiche plus « Favoris » mais « Retirer » si vous souhaitez l’enlever de votre sélection d’offres favorites.
Quand vous retournez sur l’écran d’accueil de la caisse, cliquez sur l’icône en forme d’étoile jaune à droite du panier (sur la gauche de votre écran) pour voir votre sélection de favoris.
Sur le CM, il est possible de mettre en place un stock partagé entre un produit comprenant une longue planification (stages qui durent par exemple 1 semaine) et des produits à tranches, c’est-à-dire des produits datés avec panification courte comme des locations, billets datés, visites guidées…
Sur l’exemple suivant nous avons choisi 2 activités : 1 stage « Stage de Pâques à poney » qui dure 5 jours (du lundi au vendredi de 10h à 17h) et une location courte « Balade à poney – 1h » qui dure 1h seulement et qui propose plusieurs créneaux par jour.
Ici, on voit que le stock partagé que l’on a associé aux 2 produits évoqués précédemment est intitulé « Poneys 2022 » et a 20 quantités en stock.
En réalité, on comprend ici que la structure possède 20 poneys qui peuvent être emmenés soit en balade, soit être montés par des enfants consommateurs du stage de Pâques.
Même s’il y a 30 places pour le stage et 50 en balade, les disponibilités des activités seront basées sur le stock partagé.
Sur la commande suivante, on voit qu’il y a 2 stages (dont un non visible sur la capture) pour le 11.04.2022 et 4 balades à poney dont 3 le 11.04.2022 (1 à 14h et 2 à 16h), ainsi qu’une balade le 12.04.2022 à 10h.
Sur la planification de stage, on voit bien qu’il y a 2 places de prises sur les créneaux de stage ; d’où /18 et pas /20 comme disponible à l’origine.
En revanche, le 2/ correspond aux balades prises. Même s’il y a eu 4 séances de réservées, il n’y en n’a eu que 2 en simultané (sur le même créneau), donc le logiciel affiche 2/18 pour toute la semaine de stage.
Si on se penche sur la location courte « Balade à poney – 1h », on voit /18 qui correspond au 20 places de départ moins les 2 places de stages prises pour cette même semaine.
Par ailleurs, 1 place de balade a bien été réservée le 11.04.2022 de 14h à 15h, d’où 1/18 ; et 2 places ont été réservées ce même-jour de 16h à 17h, soit 2/18.
C’est la même chose pour ce créneau le 12.04.2022 de 10h à 11h, on voient bien 1/18.
Dans mon tableau, dans la 2ème colonne il est probable de voir apparaitre « PDR ». Ceci signifie que vous n’avez pas renseigné le code comptable dans la fiche du produit.
Il existe 2 façon de modifier cela via le Club Manager :
- En allant sur la fiche du produit, cliquez sur modifier, puis sur « Options » et renseignez le code dans « Comptabilité », puis enregistrez.
- Cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de votre écran, puis « Comptabilité » et « Comptes produits ». Dans les filtres choisissez soit la provenance « catalogue du producteur » pour tous les produits que vous avez créés ou bien « produits annexes » pour les titres de voile et ligne libres, puis enregistrez.
Si vous créez une grille tarifaire pour un produit qui sera un produit associé à un autre, seul le 1er tarif de celui-ci sera affiché lors de la vente sur le Club Manager ou votre boutique en ligne.
Si vous souhaitez vendre un produit comportant plusieurs tarifs, vous devez donc créer plusieurs fiches produits avec des tarifs différents. Vous pourrez ensuite les associer à votre produit d’origine.
Par exemple : Vous voulez vendre un produit « Livre » et y associer le produit « Stylo » qui comporte 3 tarifs : 1€, 2€ et 3€.
Vous devez créer 3 fiches produit pour le stylo et ne mettre qu’un tarif sur chacune.
Ensuite, vous pourrez associer ces fiches stylo à la fiche « Livre »
Sur le navigateur Google Chrome par exemple, il faut ouvrir la page web https://awooscan.awoo.fr/
Ensuite, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite de l’écran, puis sur « Ajouter à l’écran d’accueil ».
Cliquez ensuite sur « Ajouter » et AwoO Scan web apparait désormais comme une application.
Sur le Club Manager, vous trouverez la première liste dans « Compta », puis « Trésor P » et « Modes de paiements ».
La deuxième liste se trouve dans « Gérer », « Stats », « Statistiques financières » et « Commandes ».
La troisième liste se trouve dans « Gérer », « Stats », « Statistiques financières » et « Chiffre d’affaires par produit et tarif – Facturation V2 ».
Sur le Club Manager, lorsque vous créez votre campagne emailing, vous devez ajouter des destinataires. Il est possible d’en ajouter de 3 manières différentes. il faut cliquer sur « Modifier » en bas à gauche dans la partie « Vos destinataires », puis sur « Ajouter des destinataires ».
Le 1er choix d’ajout de destinataires est l’ajout d’emails : il suffit de les séparer par des virgules.
Le 2ème choix d’ajout de destinataires est la recherche simple : il faut cocher les cases de statut (adhérents, clients, prospects) et de périodes (cette année l’an dernier).
Le 3ème choix d’ajout de destinataires est la recherche avancée : il faut sélectionner une des règles proposées parmi : l’âge du destinataire, le destinataire est adhérent, le type de destinataire, la zone géographique du destinataire, le genre du destinataire, le témoignage du destinataire, les achats du destinataire, la consommation ou le paiement (spécifique ou non) du destinataire.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton rouge « Gérer » à gauche de l’écran, puis « Listes » et ouvrez la liste « Liste des paiements silencieux » dans la partie « Renouvellements ».
Vous pourrez y trouver la date prévue et la date effective, l’état, les références de commande et de facture, le montant du paiement, le type de carte, le résultat du paiement, ainsi qu’un lien vers la commande concernée.
Cette liste peut être filtrée par période et validité des paiements.
Sur l’egestion, connectez vous avec le compte Super Administrateur. Ensuite, allez dans la partie « Ma structure », puis « Mes régies », cliquez sur « Ajouter une régie », remplissez les informations et enregistrez en bas de page.
Sur le Club Manager, lorsque vous êtes sur la fiche d’un produit, dans la colonne de gauche vous pouvez sélectionner une des propositions dans la partie « Régie commerciale ».
Si vous n’obtenez aucun résultat, c’est que vous n’avez pas créé de régie sur l’egestion. Voici un tuto pour réaliser la manipulation : Comment créer une régie ? – Partner Talent
Sur le Club Manager cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de l’écran, puis sur « Espaces » et « Espaces».
Pour modifier un espace, cliquez sur la ligne souhaitée, puis modifiez les champs et cliquez sur « ok » pour enregistrer vos modifications.
Pour ajouter un espace, cliquez sur « + Nouvel espace » en haut à droite de la page , puis modifiez les champs et cliquez sur « ok » pour enregistrer vos modifications.
Sur le Club Manager cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de l’écran, puis sur « Espaces » et « Contrôleurs».
Pour modifier un contrôleur d’accès , cliquez sur la ligne souhaitée, puis modifiez les champs et cliquez sur « ok » pour enregistrer vos modifications.
Pour ajouter un contrôleur, cliquez sur « Nouveau contrôleur » en haut à droite, puis modifiez les champs et cliquez sur « ajouter » pour associer un équipement au contrôleur.
Sur le Club Manager cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de l’écran, puis sur « Espaces » et « Equipements ».
Pour modifier un équipement, cliquez sur la ligne souhaitée, puis modifiez les champs et cliquez sur « ok » pour enregistrer vos modifications.
Sur le Club Manager cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de l’écran, puis sur « Plannings » et « Plannings».
Cliquez ensuite sur « Nouveau planning » en haut à droite de l’écran et renommez votre planning en cliquant sur le titre situé en haut à gauche, puis cliquez sur « ok » pour enregistrer.
Ensuite, cliquez sur le « + » et sélectionnez une période. (Il est possible d’en ajouter plusieurs).
Cliquez sur « Normal » et paramétrez votre planning habituel.
Sur les captures d’écran ci-contre, si on se place par exemple sur la semaine du 15-21 novembre on a les horaires normaux qui s’affichent sur le planning.
En revanche, lorsqu’on se place sur la semaine du 20-26 décembre, qui tombe pendant la période « Congés AwoO », le planning est bien vide.
Sur le Club Manager cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de l’écran, puis sur « Plannings » et « Périodes ».
Cliquez ensuite sur « Nouvelle période » en bas à gauche, puis donner un nom, définissez sa couleur pour la différencier des autres et sélectionnez les jours concernés par la période.
Attention : les flèches servent à changer d’année, pour changer de mois, vous devez cliquer sur les cases situées entre l’année et les jours de la semaine.
Sur la caisse, lorsque vous vous apprêtez à clôturer la caisse en cours, il existe une case intitulée « caisse réelle » dans laquelle il est possible d’écrire le montant réel en espèces obtenu au moment de la clôture.
De base, elle affiche le même montant que « Caisse attendue ».
Si vous saisissez à la main un autre montant, alors AwoO calculera automatiquement l’écart de caisse entre la caisse attendue et la caisse réelle.
Connectez vous avec l’identifiant et mot de passe du Super Admin sur l’egestion (https://egestion.awoo.fr/), ensuite cliquez sur « Ma structure » et « Ma description » puis décochez la case « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » et cliquez sur « enregistrer » en bas de page.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton rouge « Gérer » à gauche de votre écran, puis « Stats », « Statistiques financières » et ouvrez la liste « Contentieux ».
Filtrez ensuite sur la période souhaitée, puis cochez les cases au début des lignes des personnes à relancer (il est également possible de cochez la case dans la première colonne afin de sélectionner tous les clients de la liste).
Cliquez ensuite sur le bouton « Actions » en haut à droite de l’écran et vos relances seront envoyées par mail.
Sur le Club Manager, lorsque vous êtes sur la fiche produit souhaitée, cliquez sur le bouton orange « Options » en haut de l’écran, puis cochez la case « Est-ce que le produit est renouvelable automatiquement ».
Ensuite, allez dans « Vente » et cochez la case « consommateur requis » puis scrollez vers le bas et remplissez les infos des « options de validité des billets » et cliquez sur « ok » en bas de page pour enregistrer.
Lorsque le client commandera ce produit, celui-ci sera renouvelé automatiquement et le paiement devra obligatoirement se faire en ligne ou par Click and Pay.
Sur le Club Manager, lorsque vous êtes sur la fiche produit souhaitée (ceci n’est valable que pour le billets non datés), cliquez sur le bouton orange « Options » en haut de l’écran, puis cochez la case « La vente de ce produit génèrera une adhésion ».
Ensuite, allez dans « Vente » et cochez la case « consommateur requis » puis cliquez sur « ok » en bas de page pour enregistrer.
Sur votre Club Manager, rendez vous sur votre fiche produit et cliquez sur le bouton vert « planning », puis cliquez sur « Ajouter des dates » en haut à droite de votre écran.
Modifiez les différents champs comme le nombre de place de la séance, la date de début et de fin de la séance, ainsi que les horaires de celle-ci, puis cliquez sur « Ok » pour valider.
La date du jour est automatiquement sélectionnée, veillez à la décocher si vous ne planifiez pas pour le jour même, puis sélectionnez les dates de votre activité et cliquez sur « Ok » pour valider, puis attendez que le chargement atteigne 100% et cliquez sur « Fermer ».
ASTUCE : Si vous planifiez sur plusieurs jours consécutifs, cliquez sur le 1er jour, puis maintenez le bouton de votre souris ou de votre pad enfoncé et relâchez-le sur le dernier jour d’activité. Tous les jours entre les 2 sélectionnés seront pris en compte également.
Sur le Club Manager, cliquez sur « Gérer », puis « Listes » et ouvrez la liste « Liste des produits ». Les codes barres apparaissent dans la troisième colonne.
Sur le Club Manager, lorsque vous êtes sur la liste d’inscriptions, la colonne « Complement » contient les différents champs personnalisés auxquels les clients ont répondus lors de leur passage de commande. Exportez le fichier sous Excel en cliquant sur le bouton « Excel » en haut à droite de l’écran, puis cliquez sur « activer la modification ».
Sélectionnez la colonne concernée (AO ici), puis cliquez sur « Données » en haut de l’écran et sur « Convertir ».
Sur la pop up, sélectionnez « délimité », puis cliquez sur « suivant ».
Ensuite, cochez les cases « tabulation », « point-virgule » et « autre », indiquez le signe « = » dans la case autre, puis cliquez sur suivant et sur terminer.
Ensuite, cliquez sur le bouton « ok » de la pop up qui s’ouvre et vous obtiendrez ensuite vos champs personnalisés séparés par colonnes.
Sur l’exemple ci-dessous, on obtient la question « Est-ce votre première expérience en canicross ? » dans la colonne AO et les réponses dans la colonne AP…
Sur la caisse, cliquez sur le bouton « Historique des clôtures », puis sélectionnez une période ou personnalisez-la.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton vert « Offre » à gauche de votre écran, puis sur le produit souhaité.
Cliquez ensuite sur le bouton « modifier » et sur le bouton vert « publié ». Celui-ci deviendra alors gris et un message d’alerte apparaitra en haut à droite de l’écran pour vous prévenir du changement de statut du produit.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de l’écran, puis « Plannings ».
Ensuite, vous obtenez 2 boutons :
- Périodes : Ce bouton vous permet de définir une période spéciale, par exemple les vacances scolaires ou des congés.
- Plannings : Ce bouton vous permet de définir le planning dit « normal » de la semaine. A celui-ci, pourront être ajoutées des exceptions. Celles-ci peuvent être inclues ou exclues du planning. Par exemple, si vous indiquez en plages normales 8h-12h et 14h-18h et qu’il y a finalement quelqu’un de disponible le jeudi de la dernière semaine de septembre de 18h à 18h30, vous pouvez créer une exception à inclure à ce moment-là. A l’inverse, vous pouvez exclure une plage de 17h à 18h le vendredi après-midi car c’est le week-end par exemple.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton violet « Clients » à gauche de votre écran, puis « Listes » et ouvrez la liste intitulée « Logs des mails envoyés »
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de vote écran, puis « Comptabilité », et « Ventilation ». Vous aurez le choix parmi 3 types de ventilation :
- Equi-répartition
- Par ordre de planification des produits
- Equi-répartition avec préservation des attributions des lignes de commandes annulées
N’oubliez pas de cliquer en bas de page sur « enregistrer » après vos modifications afin de les valider.
Il existe 3 règles de ventilation sur AwoO (impactant la liste « Etat des produits vendus / encaissés + encaissements – Facturation v2 »).
- Equi-répartition : Si la commande est réglée partiellement, alors les paiements se répartiront « équitablement » en fonction des produits. Si 2 activités à 3€ sont commandées et qu’un paiement de 5€ est effectué, l’une d’elles aura 3€ et l’autre aura 2€. Le logiciel va répartir le paiement euro par euro et ne décompose pas avec les centimes.
- Par ordre de planification des produits : Si 2 produits différents sont planifiés à la même date et au même créneau horaire, alors le paiement va sur le produit qui a été créé en 1er (le logiciel ne tient pas compte du classement dans l’ordre alphabétique des activités).
- Equi-répartition avec préservation des attributions des lignes de commandes annulées : Si une commande est annulée, alors les paiements, ainsi que les quantités de chaque activité de cette commandes n’apparaitront pas sur votre liste.
Sur le Club manager, cliquez sur le bouton gris « Paramètres » à gauche de l’écran, puis « Vendre » et « Caisses ». Ensuite, cochez la case « Joindre un code postal à chaque commande dans la caisse » et cliquez sur « Enregistrer » en bas de page.
Oui, la commande pourra aboutir depuis toutes les interfaces AwoO seulement si le consommateur a l’âge minimum requis le jour du début de l’activité.
Cela peut également se produire si vous passez la commande pour lui depuis le Club Manager. Vous aurez un message à titre indicatif pour vous prévenir qu’il est plus jeune que demandé pour participer à l’activité souhaitée.
Si vous jugez que cette personne a le niveau requis, le choix est à vous.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton violet « Clients » à gauche de l’écran, puis « Témoignages »
Cliquez ensuite sur le témoignage auquel vous souhaitez répondre, puis sur « répondre » en bas à gauche de la pop-up et sur « ok » pur valider votre réponse.
Une fois que vous avez cliqué sur « ok », un bandeau vert apparaît en haut à droite de votre écran pour confirmer la prise en compte de votre réponse.
Lorsque vous fermez la pop-up, vous pouvez observer l’icone en forme de bulle dans la 1ère colonne de la ligne concernée.
Le client reçoit un mail pour l’informer que vous avez répondu à son témoignage.
Votre commentaire apparaîtra aussi désormais sur votre boutique en ligne.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton violet « Clients » à gauche de votre écran, puis sur « Témoignages ».
Sur la capture d’écran ci-dessous, on voit qu’il existe 2 témoignages pour la même activité.
Le témoignage anonyme comporte une icône d’épingle dans la première colonne car il est épinglé, cela signifie qu’il est le premier à apparaître sur la fiche de l’activité, consultée par les visiteurs, sur votre boutique en ligne.
Si on clique sur le premier témoignage (non épinglé), une pop-up s’ouvre et il faut ensuite cliquer sur « épingler » en bas de page.
Un bandeau vert va ainsi apparaitre en haut à droite pour indiquer que la modification a bien été réalisée et le bouton « épingler » a disparu.
Si on revient sur la page précédente, on peut observer que l’icône n’est plus sur le deuxième mais bien sur le premier témoignage.
Sur la boutique en ligne, on voit bien le témoignage apparaitre en premier.
Une caisse est en cours de fermeture si son utilisateur a cliqué sur le XZ, puis a fermé la page par exemple avant de clôturer la caisse. Au moment de la connexion, celle-ci apparait alors avec un point jaune et non plus vert.
Les témoignages laissés sur AwoO par les clients suite à la consommation d’activités peuvent être modérés à la demande du client uniquement. En effet, ceux-ci peuvent être supprimés en cas d’injures raciales, propos à caractères sexuels ou insultes.
Lorsque vous êtes sur la commande, cliquez sur « annuler » en dessous de la barre de recherche située en haut de l’écran, puis sur le bouton vert « ok » en bas de la pop-up.
Lorsque vous êtes sur la commande souhaitée, cliquez sur la facture, puis sur « Ajoute un paiement ».
Modifiez le type de paiement et le montant si vous réalisez un paiement en plusieurs fois ou plusieurs types de paiement, puis cliquez sur « ok » en bas de pop-up.
Le paiement s’enregistre alors en haut à droite de la pop-up et vous pouvez également le retrouver dans la partie « paiements » en bas de page quand vous êtes sur la commande.
Sur la caisse, cliquez sur « Inscriptions rapides », puis sur la flèche bleue à droite de la ligne souhaitée.
Le logiciel se base alors sur les informations personnelles de la personne de l’inscription rapide et affiche les clients ayant le même nom de famille, ou propose de créer un nouveau client.
Ici, nous en sélectionnons un client existant, puis cliquons sur « valider ». La prestation s’ajoute alors au panier à gauche de l’écran et il faut cliquer sur « ok ».
Ensuite, il faut finaliser la commande en ajoutant un payeur si besoin et le paiement.
Une fois un billet composté, celui-ci indique la mention « validé » à proximité du numéro de ticket (à droite ou en dessous).
Si vous êtes sur AwoO scan, vous pouvez observer le message « dernier compostage le jour/mois/année à heures : minutes » en vert, comme sur la troisième capture d’écran ci-dessous.
Non, il n’est pas possible d’envoyer de demandes de Click and Pay via une facture d’acompte. Il n’est possible de le faire que via une facture.
Sur le Club Manager, rendez vous sur la commande souhaitée, puis facturez l’ensemble des lignes de commande.
Ensuite, cliquez sur « Facture d’acompte », puis sur « ajouter un paiement », indiquez le type de paiement et le montant souhaité, puis cliquez sur « ok », « confirmer » et « acompte ».
Cliquez enfin sur la facture, puis sur « ajouter un paiement », sélectionnez en type de paiement l’acompte débutant par « AC », puis cliquez sur « ok ».
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton violet « Clients » à gauche de l’écran, puis « Fusion ». Si vous tapez le nom de votre client moral, vous pouvez voir qu’il n’apparait pas. En effet, vous devez cliquer sur l’entonnoir en haut à droite de l’écran, puis cocher la case « groupe ».
Ensuite, le filtre va s’appliquer et inclure les clients moraux dans la recherche.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton vert « Offre » à gauche de votre écran, puis sur le produit souhaité.
Cliquez ensuite sur le bouton « modifier » et sur le bouton gris « brouillon ». Celui-ci deviendra alors vert et un message d’alerte apparaitra en haut à droite de l’écran pour vous prévenir du changement de statut du produit.
Sur le Club Manager, allez sur votre fiche produit et cliquez sur « Options ».
Dans la partie « vente », scrollez vers le bas de la fenêtre et indiquez les marges de compostages souhaitées, puis cliquez sur « ok » pour enregistrer.
On peut observer que sur le billet relatif à la commande, on voit les nouveaux horaires de compostage.
Lorsque vous vous connectez sur le Club Manager avec vos identifiants ressources, cliquez sur le bouton jaune « planning » à gauche de votre écran, puis cliquez sur une activité. Cliquez ensuite sur le bouton jaune « stocks » et modifiez le nombre de disponibilités du créneau horaire.
Quand on revient sur le planning pour voir les disponibilités de ce même créneau, on voit que la modification a bien été prise en compte.
Un client physique est une personne, tandis qu’un client morale est peut être une société, une école…
Rendez vous sur l’egestion via le lien https://egestion.awoo.fr/ et connectez vous avec le compte SuperAdmin, puis cliquez sur « Ma structure » et « Mes coordonnées ». Enfin, modifiez votre adresse mail et enregistrez en bas de page.
Sur le Club Manager ou sur la caisse, lorsque vous réalisez un devis groupe, il existe 4 étapes : brouillon, proposition, ajustements et commande.
Important : lorsque vous êtes à l’étape d’ajustements et que vous souhaitez revenir en arrière, cliquez sur le bouton en bas de page « Repasser en brouillon ».
Sur le Club Manager, cliquez sur e bouton gris « Paramètres » à gauche de votre écran, puis « Compta » et « Taux de TVA ». Effectuez ensuite les modifications nécessaires grâce aux listes déroulantes disponibles.
La code article est la référence d’un produit ou d’une activité que vous paramétrez dans les options d’une fiche produit. Des articles de codes barre différents peuvent avoir le même code article.
Ce code, communiquant avec le logiciel de gestion de stocks MonStock est la référence que vous retrouverez sur ce logiciel également.
Sur la caisse, cliquez sur le bouton « Recherche commande » puis indiquez le numéro commençant par « CD2 » ou indiquez le nom de famille de la personne (payeur de la commande).
Vous pouvez retrouvez le numéro « CD2… » sur votre commande en haut à gauche.
Pour vous connecter à la caisse turbo, indiquer votre identifiant et votre mot de passe depuis l’URL suivante : http://caisse.awoo.fr/ et connectez vous.
Enfin, si le manipulation a correctement été réalisée, le point de vente sera affiché. Si dans le point de vente, « Aucun de cette liste » est sélectionné, sélectionnez-le puis allez sur la caisse souhaitée.
Vous devez lancer le script sur votre ordinateur en tant qu’administrateur, puis effectuer un double clic sur l’icône et la caisse de secours de lancera automatiquement sur un navigateur. Le reste se passe de la même manière que sur la caisse classique : connexion, fonctionnalités…
La caisse et la caisse de secours ne communiquent pas. Il vous faudra recréer les commandes sur la caisse lorsque vous aurez à nouveau une connexion réseau.
Sur le Club Manager, cliquez sur le bouton rouge « Gérer » à gauche de votre écran, puis « Inscriptions rapides ». Sélectionnez la ligne souhaitée et cliquez sur l’icône verte correspondante à droite de l’écran.
Sélectionnez le client existant pour le choisir en tant que consommateur de l’activité ou créez-le, puis cliquez sur « ok » pour valider.
Cliquez ensuite sur « Continuer » pour poursuivre la commande ou sur « Panier » pour procéder à la génération de commande.
Une fois dans le panier, sélectionnez le payeur, puis remplissez les champs personnalisés si vous en avez paramétré par exemple. Cliquez enfin sur « Commander ».
Vous pourrez retrouver la personne inscrite dans la liste des participants à l’activité.
Sur le Club Manager, il est possible de paramétrer une option sur les fiches produit, intitulée « Vente au guichet ou en produit associé », ce qui vous permet la vente via la caisse ou le club manager mais pas via votre boutique en ligne.
Les seuls produits qui ne peuvent pas l’être sont les bons d’échange et les produits module groupe.